Zdrowe miejsce pracy: Służba BHP. O co pytają pracodawcy [PYTANIA I ODPOWIEDZI]

Poniżej prezentujemy Państwu w przystępnej formie Q&A odpowiedzi na pytania, które pojawiają się podczas rozmów o służbie BHP z naszymi Klientami.

Czy pracodawca, którego większość pracowników pracuje zdalnie z domów, np. o profilu IT, zatrudniający profesjonalną firmę zewnętrzną, która świadczy usługi BHP jest zobowiązany do posiadania wewnętrznej służby BHP?

W przypadku, gdy stan zatrudnienia przekroczy 100 pracowników, pracodawca ma obowiązek powołać służbę BHP. Powierzenie wykonywania zadań służby bhp firmie zewnętrznej jest uprawnione, w przypadku braku możliwości zatrudnienia kompetentnego pracownika służby bhp. Oznacza to w praktyce możliwość powierzenia tych zadań firmie zewnętrznej wyłącznie na okres trwania procesu rekrutacji na to stanowisko u pracodawcy. Proces rekrutacji powinien prowadzić do zatrudnienia pracownika służby BHP i nie może być prowadzony jedynie, aby uzasadnić brak służby BHP u pracodawcy.  Na powyższy obowiązek nie ma wpływu biznesowy profil ani praca zdalna pracowników.

W przypadku kontroli Państwowej Inspekcji Pracy, pracodawca powinien liczyć się z wydaniem przez PIP nakazu zatrudnienia pracownika służby BHP, jeżeli nie będzie w stanie udowodnić, że nie jest w stanie zatrudnić kompetentnego pracownika. W praktyce przeprowadzenie takiego dowodu może być trudne, ponieważ nie wystarczy wykazać, że u pracodawcy nie ma pracownika posiadającego wymagane kompetencje, ani też, że zatrudnienie takiego pracownika nie było możliwe w chwili osiągnięcia stanu zatrudnienia powyżej 100 pracowników. Pracodawca będzie musiał wykazać, że cały czas bezskutecznie aktywnie podejmuje działania w celu znalezienia pracowników o odpowiednich kwalifikacjach.

Z naszego doświadczenia wynika, że spora część wypadków przy pracy zdarza się w domu. Dlatego stopień ryzyka związanego z BHP przy pracy zdalnej (w tym ryzyka wystąpienia wypadku) jest dość wysoki i fakt zatrudniania większości pracowników na zdalnych stanowiskach biurowych nie powinien skutkować niewykonywaniem obowiązku powołania służby BHP.

Na marginesie, przekroczenie liczby 250 pracowników skutkuje powstaniem obowiązku powołania komisji BHP (organ doradczy i opiniodawczy). W skład komisji BHP wchodzą w równej liczbie przedstawiciele pracodawcy, w tym pracownicy służby BHP i lekarz sprawujący profilaktyczną opiekę zdrowotną nad pracownikami, oraz przedstawiciele pracowników, w tym społeczny inspektor pracy. Przewodniczącym komisji BHP jest pracodawca lub osoba przez niego upoważniona, a wiceprzewodniczącym – społeczny inspektor pracy lub przedstawiciel pracowników.

Na jaką część etatu (ile godzin miesięcznie) pracodawca powinien zatrudnić pracownika służby BHP?

U pracodawcy zatrudniającego mniej niż 600 pracowników przepisy dopuszczają utworzenie jednoosobowej komórki BHP, której pracownikiem będzie osoba zatrudniona w niepełnym wymiarze czasu pracy. Nie ma uregulowań określających wymiar czasu pracy takiego pracownika. Przy ustalaniu wymiaru etatu trzeba wziąć pod uwagę ilość pracy do wykonania na tym stanowisku. W przypadku pracodawcy, gdzie zatrudnienie nieznacznie przekracza 100 osób wystarczające powinno być zatrudnienie pracownika służby BHP na 1/4 etatu.

Jakie uprawnienia powinien mieć pracownik służby BHP? W jaki sposób można uzyskać kwalifikacje na takie stanowisko? Czy organy kontroli sprawdzają czy pracownik służby BHP posiada wszystkie wymagane przepisami kwalifikacje?

Pracownikiem służby bhp (zatrudnionym w jednoosobowej jednostce organizacyjnej bhp) może być osoba posiadająca:

a) zawód technika bezpieczeństwa i higieny pracy oraz co najmniej 3-letni staż pracy w służbie bhp. Technik BHP to zawód, który uzyskuje się kończąc szkołę policealną. Nauka trwa zazwyczaj 1,5 roku i kończy się egzaminem, zajęcia prowadzone są w języku polskim;

lub

b) wyższe wykształcenie o kierunku lub specjalności w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy albo studia podyplomowe w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy.

Brak wymaganych kwalifikacji stanowi okoliczność dyskwalifikującą, powodującą niemożność wykonywania obowiązków na stanowisku służby BHP. Dotyczy to zarówno przyjęcia pracownika służby bhp do pracy bez uprawnień, jak i utraty kwalifikacji w trakcie zatrudnienia. W obydwu przypadkach odpowiedzialność ponosi pracodawca.

Brak kwalifikacji pracownika służby BHP może zostać ujawniony zarówno w momencie kontroli warunków pracy przez PIP, jak i np. w przypadku wypadku przy pracy i postępowania wypadkowego prowadzonego przez zespół powypadkowy oraz związanej z tym kontroli powypadkowej przez PIP (pracownik służby BHP wchodzi w skład zespołu powypadkowego). Pracownik służby BHP nie posiadający pełni kwalifikacji nie powinien być powołany przez pracodawcę na członka zespołu powypadkowego.

Czy pracodawca może powierzyć zadania służby BHP jednemu z zatrudnionych już pracowników np. pracownikowi działu HR?

Tak, dopuszczalne jest nawiązanie odrębnego stosunku pracy z pracownikiem zatrudnionym już przy innej pracy, np. pracownikowi działu HR.

Jakie zadania wykonuje pracownik służby BHP? Czy zadania te powinny być określone w umowie o pracę? Czy dopuszczalne jest kontynuowanie powierzania zadań związanych z BHP takich jak np. organizowanie szkoleń dla pracowników, firmie zewnętrznej czy też wszystkie zadania z zakresu BHP muszą być wykonywane przez pracownika służby BHP?

Do zadań służby bhp należy:

1) przeprowadzanie kontroli warunków pracy oraz przestrzegania przepisów i zasad bezpieczeństwa i higieny pracy,

2) bieżące informowanie pracodawcy o stwierdzonych zagrożeniach zawodowych, wraz z wnioskami zmierzającymi do usuwania tych zagrożeń,

3) sporządzanie i przedstawianie pracodawcy, co najmniej raz w roku, okresowych analiz stanu bezpieczeństwa i higieny pracy zawierających propozycje przedsięwzięć technicznych i organizacyjnych mających na celu zapobieganie zagrożeniom życia i zdrowia pracowników oraz poprawę warunków pracy,

4) udział w opracowywaniu planów modernizacji i rozwoju zakładu pracy oraz przedstawianie propozycji dotyczących uwzględnienia w tych planach rozwiązań techniczno-organizacyjnych zapewniających poprawę stanu bezpieczeństwa i higieny pracy,

5) udział w ocenie założeń i dokumentacji dotyczących modernizacji zakładu pracy albo jego części, a także nowych inwestycji, oraz zgłaszanie wniosków dotyczących uwzględnienia wymagań bezpieczeństwa i higieny pracy w tych założeniach i dokumentacji,

6) udział w przekazywaniu do użytkowania nowo budowanych lub przebudowywanych obiektów budowlanych albo ich części, w których przewiduje się pomieszczenia pracy, urządzeń produkcyjnych oraz innych urządzeń mających wpływ na warunki pracy i bezpieczeństwo pracowników,

7) zgłaszanie wniosków dotyczących wymagań bezpieczeństwa i higieny pracy w stosowanych oraz nowo wprowadzanych procesach produkcyjnych,

8) przedstawianie pracodawcy wniosków dotyczących zachowania wymagań ergonomii na stanowiskach pracy,

9) udział w opracowywaniu zakładowych układów zbiorowych pracy, wewnętrznych zarządzeń, regulaminów i instrukcji ogólnych dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy oraz w ustalaniu zadań osób kierujących pracownikami w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy,

10) opiniowanie szczegółowych instrukcji dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy na poszczególnych stanowiskach pracy,

11) udział w ustalaniu okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy oraz w opracowywaniu wniosków wynikających z badania przyczyn i okoliczności tych wypadków oraz zachorowań na choroby zawodowe, a także kontrola realizacji tych wniosków,

12) prowadzenie rejestrów, kompletowanie i przechowywanie dokumentów dotyczących wypadków przy pracy, stwierdzonych chorób zawodowych i podejrzeń o takie choroby, a także przechowywanie wyników badań i pomiarów czynników szkodliwych dla zdrowia w środowisku pracy,

13) doradztwo w zakresie stosowania przepisów oraz zasad bezpieczeństwa i higieny pracy,

14) udział w dokonywaniu oceny ryzyka zawodowego, które wiąże się z wykonywaną pracą,

15) doradztwo w zakresie organizacji i metod pracy na stanowiskach pracy, na których występują czynniki niebezpieczne, szkodliwe dla zdrowia lub warunki uciążliwe, oraz doboru najwłaściwszych środków ochrony zbiorowej i indywidualnej,

16) współpraca z właściwymi komórkami organizacyjnymi lub osobami, w szczególności w zakresie organizowania i zapewnienia odpowiedniego poziomu szkoleń w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy oraz zapewnienia właściwej adaptacji zawodowej nowo zatrudnionych pracowników,

17) współpraca z laboratoriami upoważnionymi, zgodnie z odrębnymi przepisami, do dokonywania badań i pomiarów czynników szkodliwych dla zdrowia lub warunków uciążliwych, występujących w środowisku pracy, w zakresie organizowania tych badań i pomiarów oraz sposobów ochrony pracowników przed tymi czynnikami lub warunkami,

18) współpraca z laboratoriami i innymi jednostkami zajmującymi się pomiarami stanu środowiska naturalnego, działającymi w systemie państwowego monitoringu środowiska, określonego w odrębnych przepisach,

19) współdziałanie z lekarzem sprawującym profilaktyczną opiekę zdrowotną nad pracownikami, a w szczególności przy organizowaniu okresowych badań lekarskich pracowników,

20) współdziałanie ze społeczną inspekcją pracy oraz z zakładowymi organizacjami związkowymi przy:

a) podejmowaniu przez nie działań mających na celu przestrzeganie przepisów oraz zasad bezpieczeństwa i higieny pracy, w trybie i w zakresie ustalonym w odrębnych przepisach,

b) podejmowanych przez pracodawcę przedsięwzięciach mających na celu poprawę warunków pracy,

21) uczestniczenie w konsultacjach w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy, a także w pracach komisji bezpieczeństwa i higieny pracy oraz innych zakładowych komisji zajmujących się problematyką bezpieczeństwa i higieny pracy, w tym zapobieganiem chorobom zawodowym i wypadkom przy pracy,

22) inicjowanie i rozwijanie na terenie zakładu pracy różnych form popularyzacji problematyki bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ergonomii.

Służba bhp może ponadto prowadzić szkolenia wstępne w zakresie bhp (instruktaże ogólne).

Z pracownikiem służby BHP powinna zostać zawarta umowa o pracę, a ww. obowiązki powinny zostać wskazane w zakresie obowiązków.

Z pracownikiem zatrudnionym już przez pracodawcę, którego pracodawca chciałby jednocześnie zatrudnić na stanowisku ds. BHP powinna zostać zawarta odrębna umowa o pracę. Służba BHP nie może być obciążana innymi zadaniami niż wymienione powyżej (powyższy katalog obowiązków ma charakter zamknięty).

Inne zadania związane z BHP, w tym szkolenia okresowe, mogą być kontynuowane przez firmę zewnętrzną.

Jakie kary są przewidziane za brak zatrudnienia pracownika służby BHP? Czy organy kontroli (np. PIP) kontrolują czy pracodawcy zatrudniają takiego pracownika?

Zatrudnienie pracownika służby BHP podlega kontroli PIP. Brak zatrudnienia pracownika służby BHP albo brak kwalifikacji najczęściej są ujawniane w momencie kontroli warunków pracy przez PIP oraz w przypadku wypadku przy pracy i związanej z tym kontroli powypadkowej prowadzonej przez PIP.

W takim przypadku inspektor PIP wydaje nakaz, w którym zobowiązuje kontrolowanego pracodawcę do zatrudnienia pracownika służby bhp oraz określa termin wykonania tego obowiązku, który zwykle wynosi ok 2- 3 miesiące.

Niewykonanie przez pracodawcę w wyznaczonym terminie podlegającego wykonaniu nakazu PIP zatrudnienia pracownika służby BHP zagrożone jest karą grzywny od 1000 zł do 30 000 zł.

Co do zasady, kara grzywny nie jest wymierzana przed wydaniem, a następnie niewykonaniem nakazu zatrudnienia pracownika służby BHP. Takiego ryzyka nie można jednak wykluczyć, w szczególności w sytuacji, gdy naruszenie przepisów bhp zostałoby uznane przez inspektora PIP za rażące. Za rażące naruszenie może być uznany przypadek np. braku zatrudnienia pracownika służby bhp u pracodawcy, którego załoga jest bardzo liczna (1 pracownik służby bhp powinien przypadać na każdych 600 pracowników) lub braku zatrudnienia pracownika służby bhp połączonego z innymi stwierdzonymi podczas kontroli uchybieniami z zakresu przepisów i zasad bezpieczeństwa oraz higieny pracy.

Czy w sytuacji braku zatrudnienia pracownika służby BHP i powierzenia zadań pracownika służby BHP firmie zewnętrznej, która wykonywała je w prawidłowy i staranny sposób, w przypadku wypadku przy pracy istnieje ryzyko skutecznego wystąpienia przez poszkodowanego pracownika z roszczeniami wobec pracodawcy?

Pracownik może na podstawie przepisów prawa cywilnego dochodzić od pracodawcy tzw. roszczeń uzupełniających tj. odszkodowania za szkodę spowodowaną wypadkiem przy pracy w takim zakresie, w jakim ta szkoda nie została pokryta świadczeniami z ubezpieczenia społecznego. Przy czym, pracownik musi wykazać, że szkoda ta powstała w większym zakresie niż zakres świadczeń otrzymanych z ubezpieczenia społecznego.

Warunkiem takiej odpowiedzialności pracodawcy jest zawinione działanie lub zaniechanie pracodawcy, które doprowadziło do wypadku pracownika. Brak zatrudnienia pracownika służby BHP nie powinien oznaczać możliwości skutecznego dochodzenia z tego tytułu przez pracownika wyższego odszkodowania w sytuacji, gdy zadania służby BHP były prawidłowo realizowane przez firmę zewnętrzną, a co za tym idzie brak zatrudnienia pracownika służby BHP nie doprowadził do wypadku