Zdrowe miejsce pracy: O co pytają pracodawcy [PYTANIA I ODPOWIEDZI]

Zdrowe miejsce pracy: stojące stanowiska pracy, szatnie przepustowe, przekroczenie progu 250 pracowników, fikcja doręczeń po zniesieniu stanu epidemii. O co pytają pracodawcy [PYTANIA I ODPOWIEDZI].

Poniżej prezentujemy Państwu w przystępnej formie Q&A odpowiedzi na pytania, które pojawiają się podczas rozmów o BHP z naszymi Klientami.

Czy pracodawca może zorganizować stanowisko pracy tylko stojące?

Wprowadzenie pracy stojącej jest dopuszczalne w sytuacji, gdy specyfika pracy wymaga nieprzerwanego stania lub chodzenia (np. fryzjer, kelner, sprzedawca, pracownik przy taśmie produkcyjnej). W takim przypadku pracodawca zobowiązany jest zapewnić pracownikowi możliwość odpoczynku w pozycji siedzącej w pobliżu stanowiska pracy (tzw. wypoczynku spontanicznego) tj. w miejscu zapewniającym pracownikowi krótki odpoczynek, który nie powoduje przerwania oraz zapewnia możliwość kontroli procesu pracy.

Miejsce odpoczynku powinno znajdować się blisko przestrzeni, w której pracownik pracuje. Nie może to być pomieszczenie przeznaczone do odpoczynku w czasie przerw w pracy np. jadalnia bądź pokój śniadań mieszczące się przy hali produkcyjnej.

Kobiety w ciąży i kobiety karmiące piersią nie mogą pracować w pozycji stojącej dłużej  niż łącznie 3 godziny w czasie zmiany. Jednorazowo czas pracy może trwać nie dłużej niż 15 minut, po czym następuje 15 minut przerwy.

Jak przygotować szatnię w zakładzie pracy produkującym farby i lakiery?

Szatnia taka powinna spełniać wymagania określone dla szatni przepustowych. Szatnia przepustowa składa się z 2 pomieszczeń: szatni przeznaczonej na odzież własną (tzw. szatnia czysta) i specjalnego pomieszczenia do przebrania, przeznaczonego na odzież roboczą i wyposażonego w urządzenia do odkażania, odpylania i suszenia odzieży oraz czyszczenia obuwia – odpowiednio do potrzeb (tzw. szatnia brudna), połączone przepustowym zespołem sanitarnym z natryskami.

Pracodawca ma obowiązek zapewnić szatnię przepustową pracownikom zatrudnionym przy pracach:

• wymagających utrzymania szczególnie wysokich standardów higieny produkcji;
• powodujących zanieczyszczenie odzieży wymagające jej odkażenia, odpylania lub wysuszania;
• związanych ze stosowaniem lub wydzielaniem się substancji trujących, zakaźnych, promieniotwórczych, drażniących lub uczulających oraz innych substancji o nieprzyjemnym zapachu;
• pylących, w wilgotnym i gorącym mikroklimacie lub powodujących intensywne brudzenie.

Szatnie przepustowe powinny znajdować się w zakładach pracy, gdzie zgodnie z przyjętą technologią prowadzonej działalności charakter pracy zakwalifikowano jako brudny np. piekarnie, cukiernie, ubojnie, masarnie, zakłady przemysłowe, branża drogowa, budowlana, produkcyjna, oczyszczalnie ścieków, zakłady wytwarzania kosmetyków, zakłady lakiernicze, spawalnicze.

Szatnie przepustowe powinny spełniać następujące wymagania:

• części przeznaczone na odzież własną pracowników oraz na odzież roboczą i środki ochrony indywidualnej powinny być wyposażony w szafy przeznaczone do indywidualnego użytku każdego pracownika. W pomieszczeniach tych powinno przypadać co najmniej 0,3m2 wolnej powierzchni podłogi na każdego pracownika korzystającego z tych części szatni;
• ruch użytkowników szatni przepustowej między obu jej częściami powinien odbywać się wyłącznie przez zespół sanitarny z natryskami;
• na 5 pracowników powinna przypadać co najmniej 1 kabina natryskowa, lecz nie mniej niż 1 przy mniejszej liczbie zatrudnionych. Wymiary kabin powinny być zgodne z przepisami techniczno – budowlanymi. W pomieszczeniach z natryskami należy zapewnić nie mniejszą niż 5-krotną wymianę powietrza w ciągu godziny;
• pomieszczenia przeznaczone na szatnie powinny być suche i w miarę możliwości, oświetlone światłem dziennym. Powinny w nich być zapewnione miejsce siedzące dla co najmniej 50% pracowników.

Jakie obowiązki w zakresie BHP rodzi po stronie pracodawcy przekroczenie progu 250 zatrudnionych pracowników?

Komisja BHP

Przekroczenie progu 250 pracowników skutkuje powstaniem obowiązku powołania Komisji BHP (organu doradczego i opiniodawczego). W skład Komisji BHP wchodzą w równej liczbie przedstawiciele pracodawcy, w tym pracownicy służby bhp i lekarz sprawujący profilaktyczną opiekę zdrowotną nad pracownikami, oraz przedstawiciele pracowników, w tym społeczny inspektor pracy.

Przewodniczącym Komisji BHP jest pracodawca lub osoba przez niego upoważniona, a wiceprzewodniczącym – społeczny inspektor pracy lub przedstawiciel pracowników.

Jakie inne obowiązki po stronie pracodawcy wynikają z osiągnięcia/przekroczenia progu 250 zatrudnionych pracowników?

Rada Pracowników

Osiągnięcie progu 251 pracowników będzie skutkować obowiązkiem zwiększenia liczby pracowników w Radzie Pracowników z 3 do 5.

O liczbie składu Rady Pracowników decyduje ilość zatrudnionych pracowników. W skład Rady Pracowników wchodzi u pracodawcy zatrudniającego:

• od 50 do 250 pracowników – 3 pracowników,
• od 251 do 500 pracowników – 5 pracowników,
• powyżej 500 pracowników – 7 pracowników.

Rejestr czynności przetwarzania i kategorii czynności przetwarzania – RODO

Przedsiębiorców zatrudniających 250 pracowników dotyczy obowiązek prowadzenia ww. rejestrów.

Obowiązek ten nie dotyczy pracodawców zatrudniających mniej niż 250 pracowników, chyba że przetwarzanie, którego dokonują, może powodować ryzyko naruszenia praw lub wolności osób, których dane dotyczą, nie ma charakteru sporadycznego lub obejmuje dane wrażliwe lub dane osobowe dotyczące wyroków skazujących i czynów zabronionych.

Obowiązek składania oświadczenia o statusie dużego przedsiębiorcy

Osiągnięcie progu 250 pracowników będzie wiązać się z uzyskaniem przez pracodawcę statusu dużego przedsiębiorcy.

Przy zawieraniu każdej transakcji handlowej, w której przedsiębiorca występuje jako dłużnik (podmiot zobowiązany do spełnienia świadczenia pieniężnego), składa drugiej stronie transakcji handlowej oświadczenie o posiadaniu statusu dużego przedsiębiorcy, niezależnie od tego do jakiej kategorii przedsiębiorstw kwalifikuje się druga strona transakcji.

Oświadczenie składa się w formie, w jakiej jest zawierana transakcja handlowa, najpóźniej w momencie jej zawarcia.

Czas trwania kontroli

Uzyskanie statusu dużego przedsiębiorcy powoduje wydłużenie limitu czasu trwania kontroli działalności gospodarczej przedsiębiorcy prowadzonej przez organy administracji publicznej w ciągu roku kalendarzowego do 48 dni roboczych.

Audyt energetyczny przedsiębiorstwa

Duży przedsiębiorca przeprowadza co 4 lata audyt energetyczny przedsiębiorstwa lub zleca jego przeprowadzenie.

Obowiązku tego nie stosuje się do przedsiębiorcy posiadającego:

• system zarządzania energią określony w Polskiej Normie dotyczącej systemów zarządzania energią, wymagań i zaleceń użytkowania;

lub

• system zarządzania środowiskowego, o którym mowa w art. 2 pkt 13 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 1221/2009 z dnia 25 listopada 2009 r. w sprawie dobrowolnego udziału organizacji w systemie ekozarządzania i audytu we Wspólnocie (EMAS), uchylającego rozporządzenie (WE) nr 761/2001 oraz decyzje Komisji 2001/681/WE i 2006/193/WE.

Czy po odwołaniu przez rząd 16 maja 2022 r. stanu epidemii i różnego rodzaju obostrzeń w dalszym ciągu nie obowiązuje fikcja doręczenia pism po podwójnej awizacji?

Pomimo związanego z odwołaniem stanu epidemii zniesienia przez rząd wielu obostrzeń, regulacje covidowe (Ustawa z dnia 16 kwietnia 2020 r. o szczególnych instrumentach wsparcia w związku z rozprzestrzenianiem się wirusa SARS-CoV) nadal obowiązują.

Od 16 maja 2022 r. zniesiony został stan epidemii, a obowiązywać zaczął stan zagrożenia epidemicznego. W czasie trwania stanu zagrożenia epidemicznego oraz przed upływem 14 dni od dnia zniesienia tego stanu pracodawca wciąż nie może powoływać się na fikcję doręczenia, więc aby poprawnie rozwiązać umowę z pracownikiem konieczny jest faktyczny odbiór przez niego wypowiedzenia.

W jaki sposób pracodawca może doręczyć pracownikowi wypowiedzenie po 16 maja 2022 r. tj. w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego?

Poczta/kurier

Wysłanie wypowiedzenia kurierem jest na pewno lepszym pomysłem niż wysyłka pocztowa, aczkolwiek nie doskonałym. Kurier może nie doręczyć przesyłki na prośbę pracownika, jak również nie będzie najlepszym świadkiem w ewentualnym postępowaniu sądowym. Odradzamy wysłanie dokumentów zarówno pocztą (zdecydowanie), jak i przez kuriera.

Pracownik GP/PCS

Zdecydowanie najbezpieczniejsze dla pracodawcy jest, aby to pracownik firmy dostarczył wypowiedzenie. Wówczas mógłby sporządzić z tego notatkę służbową lub nagrać moment wręczenia jej przesyłki. W takim przypadku pracodawca ma dowód faktycznego odbioru wypowiedzenia na wypadek podważenia przez pracownika otrzymania wypowiedzenia, jego terminu oraz legalności rozwiązania umowy.

Należy liczyć się z różnymi scenariuszami, tj. zarówno z zakładającym, że pracownica bez oporu otworzy drzwi, jak i pozostałymi – zakładającymi, że cały proces może się znacznie skomplikować.

Bardzo chętnie wesprzemy Państwa w tym procesie – mamy doświadczenie w zwalnianiu pracowników w ten sposób i odpowiednio zabezpieczamy dowody.

Zdalnie

Co do zasady, najbardziej rekomendowaną przez nas formą jest rozwiązanie umowy zdalnie – zorganizowanie spotkania online w celu wręczenia wypowiedzenia. W trakcie takiego spotkania wypowiedzenie podpisane przez pracodawcę kwalifikowanym podpisem elektronicznym powinno zostać wysłane na służbowego maila pracownika. Dobrze jest wówczas ustawić możliwość potwierdzenia odbioru/przeczytania maila. Koniecznie należy dopytać pracownika czy zapoznał się z przesłanym dokumentem.

Rozmowę zdalną, w trakcie której informujemy pracownika o rozstaniu należy rozpocząć tylko pod warunkiem, że pracownik jest obecny w pracy i przystąpił do pracy w danym dniu. Rekomendujemy przeprowadzanie rozmów po upływie kilku godzin od rozpoczęcia pracy w celu potwierdzenia, że pracownik rzeczywiście przystąpił do wykonywania pracy.

Jesteśmy gotowi wesprzeć Państwa opracowaniu scenariusza przeprowadzenia takiej rozmowy tak, aby wypowiedzenie zostało skutecznie złożone online. Zapraszamy Państwa do kontaktu i współpracy w tym zakresie.

W przypadku, gdy pracownik spodziewa się wypowiedzenia może w ogóle nie połączyć się na zdalne spotkanie lub symulować problemy techniczne, etc. Wówczas można wysłać wypowiedzenie mailem i podjąć próbę telefonicznego skontaktowania się z nim. Jeżeli nie odbierze będąc w godzinach pracy, może się to kwalifikować na zwolnienie dyscyplinarne. Pracownik może również udać się na zwolnienie lekarskie.

Bardzo chętnie doradzimy Państwu w tym zakresie i omówimy różne scenariusze.