Nowa treść informacji o warunkach zatrudnienia

Zbliża się termin implementacji Dyrektywy w sprawie przejrzystych i przewidywalnych warunków pracy w UE, której celem jest między innymi zapewnienie pracownikom zatrudnionym w państwach Unii Europejskiej pełnej, aktualnej i przejrzystej informacji o warunkach pracy. Państwa członkowskie powinny wprowadzić zasady określone w dyrektywie do rodzimych porządków prawnych do 1 sierpnia 2022 r., efektem tych zmian będzie między innymi konieczność uwzględniania w informacji o warunkach zatrudnienia dodatkowych elementów.

Modyfikacja treści art. 29 KP, choć na tle innych wprowadzanych w tym roku zmian, nie wydaje się rewolucyjna, jest niezwykle istotna z punktu widzenia pracodawcy. Firmy powinny zmienić stosowane przez siebie wzory dokumentów pracowniczych, tak żeby były one zgodne z nowymi wymogami kodeksowymi.

Najważniejsze zmiany w zakresie informowania pracowników o warunkach zatrudnienia to:

1. Zmiana terminu na przekazanie pracownikowi informacji

Nowo zatrudnianym pracownikom informacja o warunkach zatrudnienia będzie przekazywana nie później niż w terminie 7 dni od dnia dopuszczenia pracownika do pracy, a nie jak do tej pory od dnia zawarcia umowy o pracę.

2. Możliwa forma elektroniczna

Informacja o warunkach zatrudnienia będzie mogła zostać przekazana pracownikowi w formie papierowej lub elektronicznej. Obecnie, jedyną dopuszczalną formą jest forma papierowa.

Udostępniając informację w formie elektronicznej, pracodawca musi zadbać o to, aby dokument ten mógł być przez pracownika wydrukowany i przechowywany przez niego w wersji papierowej.

Ważne, aby pracodawca miał dowód potwierdzający przekazanie lub otrzymanie przez pracownika niezbędnych informacji dotyczących jego zatrudnienia.

3. Powiększenie zakresu informacji o warunkach zatrudnienia

Znacznie powiększony został zakres informacji, które pracodawca ma obowiązek przekazać nowo zatrudnionemu pracownikowi. Poza informacjami, które wymagane są w aktualnym stanie prawnym, pracodawca będzie musiał poinformować pracownika m.in. o:

• innych niż określone w umowie o pracę składnikach wynagrodzenia;
• przysługujących pracownikowi świadczeniach pieniężnych lub rzeczowych (przykładowo dostępnych
• u pracodawcy pakietach medycznych czy sportowych);
• zasadach przemieszczania się między miejscami wykonywania pracy (w sytuacji jednoczesnego występowania kilku miejsc pracy);
• procedurze rozwiązania stosunku pracy; czy
• polityce szkoleniowej obowiązującej u pracodawcy.

Tak jak obecnie, przekazanie pracownikowi wymaganych prawem informacji, może nastąpić poprzez wskazanie odpowiednich przepisów prawa pracy oraz prawa ubezpieczeń społecznych.

4. Informacja o nazwie instytucji zabezpieczenia społecznego

W terminie 30 dni od dnia dopuszczenia pracownika do pracy pracodawca będzie także zobowiązany do poinformowania pracownika o nazwie instytucji zabezpieczenia społecznego, do której wpływają składki na ubezpieczenia społeczne oraz o ochronie związanej z zabezpieczeniem społecznym, zapewnianej przez pracodawcę. Z powyższego obowiązku będą zwolnieni pracodawcy, u których to pracownik sam dokonuje wyboru takiej instytucji.

5. Informacja o zmianie warunków zatrudnienia

W przypadku zmian warunków zatrudnienia pracownika, pracodawca musi go poinformować o tym nie później niż w dniu, w którym taka zmiana ma zastosowanie do pracownika. Regulacja ta nie ma zastosowania do zmiany warunków, które wynikają ze zmian w obrębie prawa pracy lub prawa ubezpieczeń społecznych, jeżeli przepisy te zostały wskazane we wcześniejszej informacji przekazanej pracownikowi.

Zmiana adresu siedziby pracodawcy (lub miejsca jego zamieszkania – w przypadku osoby fizycznej), także będzie włączać obowiązek informacyjny po stronie pracodawcy, konieczny do wypełnienia w terminie 7 dni.

Jeśli chcieliby Państwo dokonać przeglądu i dostosowania wzorów dokumentacji pracowniczej, do nowych reguł – zapraszamy do kontaktu.