HRwChmurze: Spotkania rekrutacyjne online

Wskazywany przez nas w ramach cyklu HR w Chmurze szeroki wachlarz zarówno problemów, jak i nowych możliwości, które wynikły z pandemii koronawirusa, dotyczy również etapu rekrutacji przyszłych pracowników. Wiele firm, które przeszły na tryb pracy świadczonej wyłącznie zdalnie i jednocześnie rozwijają swoje usługi, potrzebuje wsparcia i aktywnie poszukuje kandydatów na nowych pracowników. I chociaż może się wydawać, że świat już przywykł do zawierania umów o pracę czy dokonywania innych czynności online, to sporym wyzwaniem może okazać się przeprowadzanie zdalnego spotkania rekrutacyjnego. O czym osoby zajmujące się rekrutacją w firmie powinny zatem pamiętać?

Problematyczne nagrywanie spotkań

Ogólnoświatowy lockdown właściwie nie wpłynął na zmianę sposobu poszukiwania przyszłych pracowników. Oczywiście należy wskazać, że proces ten przeniósł się jeszcze bardziej do Internetu, jednak z tym etapem poszukiwania kandydatów większość rekruterów była od dawna zaznajomiona. Same jednak rozmowy rekrutacyjne przeniosły się w dużym stopniu do świata online i możemy prognozować, że zostaną w nim na dłużej.

Wobec tego pojawia się ważne dla wielu osób pytanie: czy spotkanie rekrutacyjne przeprowadzane online może być nagrywane?

W naszej ocenie spotkanie takie oczywiście może być nagrywane – w końcu wielokrotnie takie nagranie okazuje się ważne na późniejszym etapie rekrutacji. Zdarza się bowiem często, że przeprowadzane rozmowy oraz kandydaci na przyszłych pracowników są analizowani po upływie jakiegoś czasu od spotkania online i rekruterzy mogą w ten sposób odpowiednio, bez pominięcia żadnych elementów rozmowy, ocenić ich możliwości, potencjał oraz to, czy należy ich zatrudnić. Często również menadżerowie działu, do których planujemy zatrudnić taką osobę, chcą wcześniej zapoznać się z przyszłym pracownikiem oraz rozmową, którą odbył z rekruterem. W tym miejscu pojawia się jednak ważny element niezbędny do tego, by nagranie przebiegu rozmowy rekrutacyjnej zostało dokonane zgodnie z prawem – kandydat musi wyrazić zgodę na jego nagrywanie. Zgoda ta nie powinna jednak ograniczać się wyłącznie do słów rekrutera „Czy wyraża Pan/Pani zgodę na nagrywanie?” oraz odpowiedzi kandydata „Tak” lub „nie”, lecz osoba przeprowadzająca rekrutację online powinna również pamiętać o następujących kwestiach:

1. O zgodę na nagrywanie spotkania należy poprosić kandydata przed rozpoczęciem spotkania oraz posiadać dowód wyrażenia przez niego zgody (rekomendujemy zadanie takiego pytania dwukrotnie: przed rozpoczęciem nagrywania oraz już po jego rozpoczęciu w celach dowodowych);
2. Konieczności odpowiedniego uzasadnienia nagrania przez rekrutera – w rzeczywistości offline właściwie nie dochodzi do nagrywania spotkań;
3. Rekruter powinien odpowiednio zabezpieczyć nagranie spotkania przed dostępem osób nieuprawnionych oraz przechowywać je przez określony wcześniej czas, przekazany do informacji kandydatowi.
4. Należy pamiętać, że kandydat może w każdej chwili cofnąć zgodę na nagrywanie oraz zażądać usunięcia nagrania.

Nawiązując do powyższego, należy podkreślić, że brak zgody na nagrywanie nie może w żaden negatywny sposób wpływać na kandydata, w tym na wybór pracownika, który zostanie zatrudniony. W szczególności pracodawca lub rekruter nie mogą uzależniać od zgody możliwości udziału w samym procesie rekrutacyjnym.

Zatem każdorazowo rekruter powinien przeanalizować, czy nagranie spotkania rekrutacyjnego jest w konkretnej sytuacji niezbędne.

Rekrutacja online polem do nadużyć

Rekrutacja przeprowadzana offline nie wymaga legitymowania osoby, która przyszła na rozmowę rekrutacyjną. Nie istnieje bowiem żadna podstawa dla tego typu sprawdzania kandydata. Osoba przeprowadzająca rekrutację może jednak zadawać w tym celu pytania dotyczące przedstawionego CV lub listu motywacyjnego. Na tej podstawie można bowiem określić, czy rozmawiamy z osobą, która przedstawiła powyższe, czy też doszło do pomyłki lub kandydat „podstawił” inną osobę na swoje miejsce po to, aby zrobić lepsze wrażenie podczas rozmowy rekrutacyjnej. Obecnie jednak wiele firm w ogłoszeniach o pracę decyduje się wskazywać konieczność przedstawienia przez kandydatów zdjęcia w CV.

Powyższe może jednak okazać się bardziej skomplikowane w sytuacji przeprowadzania rozmów online. Wówczas przyszli pracownicy mają większe pole do nadużyć. Możemy sobie wyobrazić, że po którejś ze stron nastąpi słabe połączenie internetowe, obraz będzie niewyraźny lub sytuację, gdy kandydat będzie korzystał z pomocy innych osób znajdujących się w pokoju lub gdy zamiast niego pojawi się inna osoba podająca się za kandydata.

Powyższe stwarza przyszłym pracownikom wiele możliwości do nadużyć względem pracodawcy. Tak jak wskazywaliśmy w poprzednich artykułach w ramach cyklu HR w Chmurze, umowa o pracę może zostać zawarta online. Często zdarza się tak w sytuacjach, gdy praca może być świadczona zdalnie. Wówczas, po zawarciu zdalnie umowy o pracę, konieczne jest jednak osobiste stawiennictwo w celu odbioru sprzętu niezbędnego do wykonywania pracy lub przesłanie go pocztą. Może się wówczas okazać, że niezweryfikowany podczas spotkania rekrutacyjnego kandydat na pracownika nie jest osobą, za którą się podawał. Dlatego też w sytuacji zdalnego rekrutowania oraz zawierania umów o pracę w ten sposób rekruter powinien zweryfikować tożsamość tego kandydata, przykładowo poprzez okazanie dokumentu ze zdjęciem w trakcie wideokonferencji.

Biorąc pod uwagę wskazane powyżej potencjalnej problemy, proponujemy uważną analizę kwestii dotyczących zdalnego przeprowadzania procesu rekrutacji w celu obrony przed potencjalnymi zarzutami ze strony kandydata oraz nadużyć, których może się dopuścić.