HR Sygnał: Dyrektywa o ochronie sygnalistów – czyli jakie nowe obowiązki zostaną nałożone na przedsiębiorców?

Na ten moment nie mamy jeszcze choćby projektu przepisów implementujących do polskich przepisów Dyrektywy o ochronie sygnalistów, ale można spodziewać, że zostaną one wdrożone bez większych modyfikacji. Oczekujemy jednak, że polskie przepisy poszerzą katalog naruszeń o kwestie typowo pracownicze jak mobbing, molestowanie czy dyskryminacja. Dla Państwa wygody oraz komfortu, poniżej prezentujemy listę wybranych obowiązków wynikających z Dyrektywy o ochronie sygnalistów, które mogą mieć największe znaczenie dla obecnych oraz nowych procedur whistleblowingowych w Państwa organizacjach.

A. Szerszy krąg sygnalistów
Sygnalistami mogą być nie tylko obecni pracownicy, ale także byli pracownicy, a nawet kandydaci do pracy. Dodatkowo, katalog ten będzie obejmować osoby zatrudnione w ramach B2B, akcjonariuszy, udziałowców, wolontariuszy, stażystów oraz pracowników Państwa wykonawców, podwykonawców lub dostawców.

B. Kanały wewnętrznych zgłoszeń
Przedsiębiorcy będą zobowiązani udostępnić sygnalistom odpowiednie kanały zgłoszeń. Mogą to być zarówno dedykowane infolinie jak i formularz na stronie www, ale także tradycyjne skrzynki na pisemne zgłoszenia czy ustanowienie konkretnych osób w organizacji, które będą przyjmować ustne zawiadomienia.
To co może zainteresować grupy kapitałowe to fakt, że podmioty zatrudniające pomiędzy 50 a 249 osób mogą prowadzić wspólne kanały zgłoszeń nieprawidłowości, a także wspólnie prowadzić postępowania wyjaśniające.
Warto zwrócić uwagę, że przedsiębiorcy mogą powierzyć stworzenie i utrzymywanie kanałów zgłoszeń także podmiotom zewnętrznym, np. wyspecjalizowanym firmom czy doradcom prawnym.

C. Terminy na podjęcie działań
Przedsiębiorcy będą zobowiązani do poinformowania osoby dokonującej zgłoszenia o jego przyjęciu w ciągu 7 dni.
Dodatkowo, przedsiębiorcy będą mieć nie więcej niż 3 miesiące na przekazanie informacji zwrotnej na temat przeprowadzonego postępowania wyjaśniającego. Wydaje się, że jeśli z różnych przyczyn takie postępowanie będzie miało trwać dłużej, to trzeba o tym zawiadomić sygnalistę i wyjaśnić powody takiej sytuacji.

D. Poufność danych sygnalisty
Dane sygnalisty oraz wszelkie informacje, które mogą wskazywać na jego tożsamość mają być poufne. Mogą one zostać ujawnione tylko osobom, które będą odpowiedzialne za przyjmowanie zgłoszeń oraz prowadzenie postępowania wyjaśniającego. Ujawnienie tych danych innym osobom wymagać będzie wyraźnej zgody udzielonej przez samego sygnalistę. Warto zwracać na to szczególną uwagę wszystkim osobom zaangażowanym w postępowanie wyjaśniające.

E. Rejestr zgłoszeń
Rejestr zgłoszeń (dziś rzadkość) stanie się nieodłącznym elementem procedury whistleblowingowej. Będą w nim rejestrowane wszystkie zgłoszenia dotyczące nieprawidłowości. Warto, aby znalazły się tam co najmniej informacje o dacie przyjęcia zgłoszenia, przedmiocie zgłoszenia, kogo lub czego zgłoszenie dotyczy oraz kiedy i jakie czynności podjęto w tym zakresie.

F. Potwierdzenia zgłoszeń ustnych
Sygnaliści, którzy zdecydują się na zgłoszenia ustne – zarówno poprzez urządzenia, które będą ich nagrywać lub w trakcie spotkań na żywo, będą uprawnieni do zapoznania się i weryfikacji sporządzonej transkrypcji rozmowy lub protokołu.
Należy pamiętać, aby sygnalista zawsze był uprzedzony o nagrywaniu jego zgłoszenia i wyraził na to zgodę.

G. Zakaz działań odwetowych
Na przedsiębiorcy ciążyć będzie obowiązek, aby sygnalista nie stał się ofiarą działań odwetowych zarówno ze strony przedsiębiorcy jako takiego, ale także swoich przełożonych czy współpracowników.
Do typowych działań odwetowych należą: wstrzymanie awansu, negatywna ocena roczna, mobbing, utrudnienie dostępu do szkoleń czy nieprzedłużenie terminowej umowy o pracę.

Jeśli macie Państwo jakiekolwiek pytania dotyczące tego materiały lub szeroko pojętego whistleblowingu, prosimy o kontakt.