HR Sygnał: Bezpieczny kanał dokonywania zgłoszeń nieprawidłowości

Pomimo zbliżającego się terminu implementacji unijnej dyrektywy o ochronie sygnalistów nadal nie wiemy jak będą wyglądały poświęcone temu polskie regulacje, w tym wymogi kanałów dokonywania zgłoszeń. Taka sytuacja rodzi obawy, czy pracodawcy będą mieli odpowiednią ilość czasu na przygotowanie się na zmiany. Poniżej wyjaśniamy jakie wymogi stawia Dyrektywa bezpiecznym kanałom zgłoszeń.

Trzy rodzaje kanałów zgłoszeń

Dyrektywa o ochronie sygnalistów przewiduje trzy drogi zgłoszeń, z których może skorzystać sygnalista:

• dokonanie zgłoszenia wewnętrznego, rozumianego jako ustne lub pisemne przekazanie informacji na temat naruszeń w obrębie podmiotu prywatnego w sektorze prywatnym lub publicznym;
• dokonanie zgłoszenia zewnętrznego, skierowanego do właściwych organów władzy publicznej, lub w stosownych przypadkach, instytucji, organu lub jednostki organizacyjnej UE oraz;
• ujawnienie publiczne, tj. podanie informacji na temat naruszeń do wiadomości publicznej.

Wewnętrzne kanały zgłoszeń

Z punktu widzenia pracodawcy najkorzystniejszym scenariuszem jest oczywiście ten, w którym zgłoszenie nie wychodzi poza „mury” jego zakładu pracy. Zresztą, jak czytamy w preambule Dyrektywy „Osobom dokonującym zgłoszenia zwykle przychodzi łatwiej dokonywanie zgłoszeń wewnętrznych, chyba że istnieją powody, dla których wolą dokonać zgłoszenia zewnętrznego. Badania empiryczne wykazują, że większość sygnalistów dokonuje zgłoszeń wewnętrznych w ramach organizacji, w której pracują. Zgłoszenia wewnętrzne są również najlepszym sposobem na przekazanie informacji osobom, które mogą przyczynić się do wczesnego i skutecznego wyeliminowania zagrożeń dla interesu publicznego.”

Z tego powodu pracodawcy powinni niezwłocznie wdrożyć odpowiednią infrastrukturę wewnętrzną, pozwalającą na obsługę (odbieranie i reagowanie) zgłoszeń wewnątrz ich organizacji. Obecnie wielu pracodawców posiada wdrożone dedykowane skrzynki pocztowe, adresy mailowe, infolinie, a nawet tradycyjne urny, za pośrednictwem których mogą raportować nieprawidłowości. Pracownicy mają jednak spore opory przed korzystaniem z tych narzędzi, przede wszystkim obawiając się na ile korzystanie z nich zapewnia anonimowość.

Zgodnie z wymogami Dyrektywy wewnętrzny kanał zgłoszeń musi:

• chronić tożsamość osoby dokonującej zgłoszenia;
• chronić tożsamość osoby trzeciej wymienionej w zgłoszeniu;
• uniemożliwiać uzyskanie do nich dostępu osobom nieupoważnionym;
• działać w oparciu o zrozumiałe zasady, informacje o których są łatwo dostępne;
• zapewnić przyjmowanie zgłoszeń pisemnie lub ustnie (telefonicznie, za pośrednictwem innych systemów komunikacji głosowej oraz na wniosek osoby dokonującej zgłoszenia na spotkaniu);
• zapewnić poufność komunikacji ze zgłaszającym;
• gwarantować potwierdzenie sygnaliście przyjęcie zgłoszenia w terminie 7 dni od jego otrzymania;
• umożliwiać bezpieczne przechowywanie i archiwizowanie zgłoszeń oraz dokumentacji;
• gwarantować sygnaliście podjęcie, z zachowaniem należytej staranności, działań następczych przez wyznaczony podmiot;
• umożliwiać przekazanie sygnaliście informacji zwrotnych w rozsądnym terminie (maksymalnie 3 miesiące od potwierdzenia otrzymania zgłoszenia lub od upływu 7 dni na dokonanie takiego zgłoszenia).

Kanały dokonywania zgłoszeń mogą być obsługiwane wewnętrznie przez wyznaczoną do tego celu osobę lub wyznaczony dział lub zapewniane zewnętrznie przez osobę trzecią. Podmioty prawne w sektorze prywatnym zatrudniające od 50 do 249 pracowników mogą dzielić się zasobami w zakresie przyjmowania zgłoszeń i wszelkich prowadzonych postępowań wyjaśniających.

Zgłoszenie zewnętrzne

Brak lub wadliwość działania kanałów wewnętrznych będzie impulsem dla pracownika do skorzystania z formy bardziej dotkliwej dla pracodawcy, tj. ze zgłoszenia zewnętrznego (względnie – ujawnienia publicznego). Choć nie mamy pewności, czy polski pracodawca zdecyduje się wprowadzić bezpośrednie sankcje za wadliwy proces wdrożenia wewnętrznych kanałów zgłoszeń, opisane wyżej skutki pośrednie powinny stanowić wystarczającą motywację.

Na ten moment trudno ustalić, które konkretnie organy czy instytucje będą odpowiadały za przyjmowanie zgłoszeń zewnętrznych. Można jednak spodziewać się, że w zakres ich kompetencji wchodzić będzie przeprowadzanie czynności wyjaśniających, co oznacza, że zostaną wyposażone w daleko idące uprawnienia kontrolne. Pracodawcy, których działalność stanie się przedmiotem zgłoszenia, będą musieli udzielić wyczerpujących wyjaśnień, być może udostępniając w tym celu dokumenty czy przestrzeń biurową. A tego można uniknąć.

Ujawnienie publiczne

Najdalej idącą w skutkach formą dokonywania zgłoszenia będzie ujawnienie publiczne. Aby z niego skorzystać, sygnalista będzie musiał posiadać uzasadnione obawy co do naruszeń mogących zagrażać interesowi publicznemu, skierowanych w jego stronę działań odwetowych lub niewielkiej szansy na rozwiązanie problemu poprzez środki mniej radykalne. Jednak, dokonanie zgłoszenia bezpośrednio do prasy wyłączy zastosowanie dyrektywy, przewidując właściwość przepisów prawa prasowego dla trybu udzielania ochrony sygnaliście.