HRwChmurze: Chatboty w służbie rekrutacji

Automatyzacja oraz digitalizacja nawet podstawowych procesów w firmie może przynieść przedsiębiorstwom wiele korzyści. Pierwszą z zalet, jakie dostrzegamy, jest oszczędność czasu, a w rezultacie środków, które są niezbędne do zorganizowania danego procesu. Dlatego też coraz popularniejsze staje się stosowanie rozwiązań opartych na sztucznej inteligencji.

Przykładem takiego rozwiązania są chatboty, które coraz częściej angażuje się w proces rekrutacji. Głównym powodem ich „zaangażowania” jest przede wszystkim chęć skrócenie czasu rekrutacji, przy jednoczesnym utrzymaniu odpowiedniego poziomu, który nie zniechęci potencjalnych kandydatów już na starcie. Należy pamiętać, że rola chatbotów ma charakter pomocniczy, gdyż mogą one być wykorzystane głównie w celu udzielania odpowiedzi na pytania kandydatów. Oprócz samego wspomagania, mogą również wyręczać rekrutrów w początkowym stadium procesu.

Szereg korzyści, ale pamiętajmy o obowiązkach

Sztuczna inteligencja w procesie rekrutacji może być odpowiedzialna za szereg działań – począwszy od analizowania przesłanych przez kandydatów dokumentów pod kątem ich zbieżności z oczekiwaniami pracodawcy, aż po ustalanie terminów spotkań z kandydatami. Dzięki temu znaczna część czynności powtarzalnych zostaje powierzona algorytmom, a osoby odpowiedzialne za rekrutacje mają możliwość skupienia się na wyborze kandydata, który spełnia oczekiwania firmy. Jest to również niewątpliwie duże udogodnienie dla osób poszukujących pracy. Przyspieszenie procesu rekrutacji skraca jednocześnie czas oczekiwania na odpowiedzi z decyzją o przyjęciu do pracy lub też o odmowie.

Wprowadzając tego rodzaju rozwiązanie, należy jednak pamiętać o podstawowych obowiązkach wynikających z przepisów o ochronie danych osobowych. Możliwość zastosowania mechanizmu zautomatyzowanego podejmowania decyzji jest uzależniona od spełnienia jednej z trzech przesłanek. W przypadku rekrutacji właściwą przesłanką legalizującą jest zgoda kandydata. Mimo że nie mamy możliwości wymuszenia na kandydacie jej udzielenia, to jednak przedstawienie kandydatowi korzyści płynących z tego rodzaju trybu może przyczynić się do podjęcia przez niego decyzji o wyrażeniu zgody. Niewątpliwie osobom poszukującym pracy zależy na tym, by czas od przesłania aplikacji do dnia otrzymania informacji lub zaproszenia na rozmowę kwalifikacyjną był jak najkrótszy. Dzięki automatyzacji procesu czas oczekiwania na finalną odpowiedź z ofertą pracy ulegnie istotnemu skróceniu. Kandydat nie musi bowiem czekać aż rekruter przeanalizuje wszystkie kandydatury, a następnie odpowie każdemu kandydatowi indywidualnie, ponieważ mechanizm oparty na sztucznej inteligencji jest w stanie obsługiwać wiele procesów jednocześnie. Kolejnym pozytywnym aspektem zastosowania sztucznej inteligencji w toku rekrutacji jest uniknięcie podejmowania decyzji na podstawie pozamerytorycznych kryteriów. Właściwie ustawiony algorytm będzie dokonywał wstępnej selekcji tych kandydatów, którzy spełniają określone i obiektywne kryteria, identyczne dla wszystkich aplikujących na dane stanowisko.

Należy jednak pamiętać, że w większości sytuacji nie będzie możliwe oparcie całego procesu rekrutacji jedynie na sztucznej inteligencji. W tym celu należy zapewnić, przynajmniej częściowo, udział czynnika ludzkiego.

Konieczność uwzględnienia czynnika ludzkiego wynika ze stopnia skomplikowania procesu rekrutacyjnego, w którym na danym stanowisku oprócz umiejętności twardych i „mierzalnych” (jak konkretne wykształcenie czy posiadanie uprawnień) liczą się niejednokrotnie również tzw. umiejętności miękkie, które mogą zostać ocenione jedynie przez drugiego człowieka. Nawet najlepsze testy psychologiczne nie są w stanie w pełni ocenić takie umiejętności. Może się to odbywać w trakcie rozmowy kwalifikacyjnej przeprowadzonej w formie wideokonferencji.

Udział czynnika ludzkiego wynika także z konieczności zapewnienia prawa do uzyskania interwencji ludzkiej ze strony administratora, do wyrażenia własnego stanowiska i do zakwestionowania tej decyzji, co zagwarantowane jest przez przepisy o ochronie danych osobiwych. W rezultacie konieczne pozostaje dwutorowe zorganizowanie procesu rekrutacji, w którym jedną z możliwości jest przyspieszona procedura obsługiwana przez chatbota. Warunkiem skorzystania z niej będzie wówczas zgoda kandydata, a w przypadku braku jej wyrażenia kandydat będzie kierowany do „klasycznej” procedury rekrutacyjnej.

Należy również pamiętać, że wyrażenie zgody lub jej brak, nie może wpływać na możliwość uzyskania zatrudnienia. Nie można z góry odrzucać kandydatów, który zgody nie wyrażą. Niemniej jednak pracodawca może zachęcać do skorzystania z trybu zautomatyzowanego, przedstawiając jego zalety z perspektywy kandydata.

Kolejnym istotnym obowiązkiem jest konieczność dostosowania treści klauzul informacyjnych. W sytuacji kiedy decyzje o zaakceptowaniu bądź odrzuceniu kandydatury zapadają w sposób zautomatyzowany, administrator realizując obowiązek informacyjny, musi poinformować osobę, której dane osobowe są przetwarzane, o zautomatyzowanym podejmowaniu decyzji, jak również podać istotne informacje o zasadach ich podejmowania, a także o znaczeniu i przewidywanych konsekwencjach takiego przetwarzania. W konsekwencji w klauzuli informacyjnej powinna znaleźć się konkretna informacja o podstawie podejmowanej decyzja.

Dane szczególnych kategorii

Ogólnym wyjątkiem, który podlega wyłączeniu spod możliwości stosowania mechanizmu zautomatyzowanego podejmowania decyzji, są dane szczególnych kategorii – tzw. „dane wrażliwe”. W przypadku ich wystąpienia nie ma możliwości podjęcia decyzji w sposób zautomatyzowany, chyba że mamy do czynienia z sytuacją wyrażenia zgody przez osobę, której dane są przetwarzane lub przetwarzanie jest niezbędne ze względów związanych z ważnym interesem publicznym. Jednocześnie muszą także istnieć właściwe środki ochrony praw, wolności i prawnie uzasadnionych interesów osoby, której dane dotyczą. W praktyce jednak w procesie rekrutacji tematyka danych wrażliwych często jest pomijana, a co za tym idzie z perspektywy zastosowania chatbotów w procesie rekrutacji nie powinna stanowić istotnej przeszkody.